Termini di servizio e nomina a responsabile del trattamento

DentalSib è un gestionale online per studi odontoiatrici: agenda, schede dei pazienti, cartella clinica, magazzino, documenti e fatturazione. Lo studio che si registra ("lo Studio") lo usa per la propria attività; DentalSib è il fornitore del servizio ("il Fornitore").

La registrazione dà diritto a una prova gratuita di 15 giorni. Il Fornitore può sospendere l'accesso di uno Studio in caso di mancato pagamento dopo la prova o di uso contrario a questi termini; i dati non vengono cancellati con la sospensione.

Per i dati personali dei pazienti e del personale inseriti nel gestionale, lo Studio è titolare del trattamento e il Fornitore è responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR). Accettando questi termini lo Studio nomina il Fornitore responsabile del trattamento per la durata del servizio.

Il trattamento ha per oggetto la conservazione, l'elaborazione e la messa a disposizione dei dati inseriti dallo Studio, al solo fine di erogare il servizio. Le categorie di dati comprendono dati identificativi e di contatto e dati relativi alla salute (art. 9 GDPR); gli interessati sono i pazienti, il personale e i fornitori dello Studio.

• Tratta i dati solo su istruzione documentata dello Studio, che sono questi termini e le funzioni del servizio.
• Non consente al proprio personale di consultare i dati dei pazienti: il pannello di amministrazione del Fornitore contiene solo i dati di registrazione dello Studio.
• Vincola alla riservatezza chi è autorizzato a trattare i dati.
• Adotta misure di sicurezza adeguate (art. 32): accesso con credenziali individuali e verifica in due passaggi, password conservate in forma cifrata, dati di ogni studio separati dagli altri, comunicazioni cifrate, registro degli accessi ai dati clinici.
• Avvisa lo Studio senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore, dopo aver scoperto una violazione dei dati personali, così che lo Studio possa valutare la notifica al Garante entro 72 ore (art. 33).
• Assiste lo Studio nel rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, portabilità).
• Alla fine del servizio mette a disposizione i dati in un formato leggibile e li cancella. Lo Studio può farlo da solo in ogni momento dalle Impostazioni (Dati dello studio e chiusura): scarica una copia completa e poi cancella tutto in modo definitivo. Su richiesta il Fornitore assiste lo Studio; in ogni caso i dati si cancellano entro 30 giorni, salvo obblighi di legge. Le copie di sicurezza tecniche del servizio si eliminano da sole dopo un breve periodo.
• Mette a disposizione dello Studio le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi.

Il Fornitore si avvale di fornitori di infrastruttura cloud per l'hosting dell'applicazione e per il database, con i dati archiviati nell'Unione Europea. Lo Studio autorizza in via generale questi fornitori; il Fornitore resta responsabile nei confronti dello Studio e impone loro obblighi equivalenti a questi. Lo Studio sarà informato di eventuali cambiamenti.

• Ha una base giuridica per trattare i dati dei propri pazienti e ne fornisce l'informativa (art. 13).
• Inserisce dati corretti e custodisce con cura le credenziali di chi accede.
• Conserva la documentazione sanitaria secondo la normativa; l'esportazione dei dati è sempre disponibile dal gestionale.
• Tiene il proprio registro dei trattamenti e degli eventuali incidenti (il gestionale ne offre gli strumenti).

Questi termini sono regolati dalla legge italiana.